CRM Fedko — Етап 0. Фундамент системи

1. Мета етапу

Закласти основу, на якій будуть побудовані всі наступні модулі: персонал, автопарк, контрагенти, Issue Log, диспетчеризація, фінанси.

До неї входить:

• робота кількох фірм в одній системі;
• гнучкі доступи для кожної людини: до модулів, дій, фірм, записів і окремих полів;
• правило «доступ через прив'язку»;
• історія змін: хто, що, кому і коли змінив;
• зв'язки між записями та вкладення: основа для Issue Log і документів у будь-якій картці.

Чому це перший етап. Ці механізми проходять через усі модулі. Якщо додати їх пізніше, довелося б переробляти кожен уже готовий модуль. Закладені на старті, вони автоматично працюють у кожному новому модулі.

2. Що ви отримаєте після етапу

• Розділ «Фірми»: MF sp. z o.o. і Fedko sp. z o.o. ведуться в одній системі. Нову фірму адміністратор додає сам, без програміста.
• Розділ «Користувачі та доступи»: кожній людині можна призначити роль як стартовий набір прав і змінити будь-яке право індивідуально.
• Доступ налаштовується за п'ятьма вимірами: модулі → дії → фірми → записи → поля.
• Працює правило «доступ через прив'язку».
• Розділ «Історія змін»: усі зміни доступів зберігаються, їх можна переглянути й відфільтрувати.
• До картки запису можна прикріпити документ або прив'язати інший запис.
• Усе це вже працює в наявних розділах системи: «Графік водіїв», «Водії», «Авто», «Довідники», «Користувачі».

3. Склад робіт

3.1. Фірми

Картка фірми — поля:

Банківський рахунок фірми — поля:

Що прив'язується до фірми:

Робота користувача з фірмами:

• кожен користувач бачить дані лише тих фірм, до яких має доступ;
• якщо доступ є до кількох фірм, у списках з'являється фільтр за фірмою, а в записах видно позначку фірми;
• нову фірму додає адміністратор у налаштуваннях; вона одразу доступна для прив'язки авто, працівників і контрагентів.

Наявні дані: поточні водії й авто з «Графіка водіїв» отримують позначку фірми (за замовчуванням Fedko, з можливістю змінити).

3.2. Користувачі та доступи

Принцип

1. Роль — це шаблон. Наприклад, «Диспетчер» містить стартовий набір прав.
2. Права людини = права ролі + індивідуальні зміни. Будь-яке право можна окремо додати або забрати конкретній людині. Решта прав і далі йде від ролі.
3. Якщо змінити права ролі, зміни отримають усі люди з цією роллю, крім прав, які кожному змінили індивідуально.

П'ять вимірів доступу

Як це працює в системі

• Записи. Обмеження «свої / відділу / всі» застосовується вже на рівні бази даних. Людина не отримує чужих записів у списках, пошуку, фільтрах, лічильниках, експорті.
• Поля. Чутливі поля об'єднуються в групи («Зарплата», «Особисті документи», «Банківські дані»). Без доступу до групи поле просто не приходить із сервера: його не видно ні на екрані, ні в експорті.
• Погодження. Окрема дія «погодити» для процесів, які цього потребують (відпустка, аванс, фактура тощо). Механізм закладаємо зараз, процеси підключатимуться разом із модулями.
• Відділи. Довідник відділів і прив'язка людей до них, щоб працював рівень «свого відділу».
• Відповідальний. У картках водія й авто з'являється поле «Відповідальний» (користувач системи). Саме за ним працює рівень «свої»: людина бачить записи, де відповідальна вона. У нових модулях так само (наприклад, замовлення диспетчера).
• Адміністратор. Повний доступ мають лише користувачі з позначкою «Адміністратор». Видати таку позначку може тільки інший адміністратор.

Рівні доступу до записів

Рівень задається окремо для кожного модуля: можна бачити всі авто, але лише своїх водіїв.

Стартові ролі

Створюємо 10 ролей зі стартовими наборами прав:

водій, рекрутер, HR, старший HR, фінансист, диспетчер, логіст, технічний спеціаліст, керівник, президент.

Стартові набори прав заповнюєте ви в таблиці «роль × модуль × дія» (додаємо Excel). Ролі можна перейменовувати, додавати й видаляти з адмінки.

Екран «Доступи користувача»

Окрема вкладка в картці користувача: роль, фірми, відділ, таблиця прав «модуль × дія», рівні доступу до записів і чутливі поля. Детально — у п. 4.7.

3.3. Доступ через прив'язку

Правило. Якщо документ прикріплений до запису, до якого людина має доступ, вона бачить цей документ, навіть без доступу до модуля, звідки він походить.

Приклад. Диспетчер не має доступу до модуля «Фінанси». До картки сервісу його авто прикріплена фактура за ремонт. Диспетчер відкриває й читає саме цю фактуру. Інших фактур він і далі не бачить, а сам модуль «Фінанси» для нього закритий.

Межі правила:

• доступ лише на перегляд, без редагування;
• лише пряма прив'язка: якщо до фактури прикріплений ще один документ, він не відкривається автоматично;
• доступ діє, поки існує прив'язка: відкріпили документ, і доступ зникає;
• кожне відкриття документа через прив'язку фіксується в історії.

3.4. Історія змін

Що фіксується в етапі 0:

• усі зміни доступів: роль, індивідуальні права, фірми, відділ, рівні доступу, групи полів;
• зміни ролей і їхніх наборів прав;
• створення й зміни фірм;
• надання й зняття позначки «Адміністратор»;
• блокування й розблокування користувачів.

Запис історії — поля:

Екран «Історія змін»:

• фільтри: за користувачем, який змінив; за людиною, якій змінили; за типом зміни; за періодом;
• історія змін доступів окремої людини прямо в її картці.

Історію не можна відредагувати чи видалити з інтерфейсу.

Механізм універсальний: ті самі записи історії використовуватимуть наступні модулі для змін у своїх картках.

3.5. Зв'язки між записями та вкладення

Вкладення:

• до будь-якої картки можна прикріпити файли: PDF, фото, документи;
• для кожного файлу видно, хто й коли його завантажив;
• файли зберігаються в захищеному сховищі й відкриваються лише тим, хто має доступ до картки (або через прив'язку).

Зв'язки між записями:

• будь-який запис можна прив'язати до іншого, наприклад авто ↔ документ, водій ↔ заявка;
• у картці видно список пов'язаних записів;
• на цьому механізмі побудуємо Issue Log («заявку можна прив'язати до будь-якого запису») і правило «доступ через прив'язку».

В етапі 0 вкладення й зв'язки доступні в картках водія й авто. Правило «доступ через прив'язку» перевіряємо на зв'язці «водій ↔ авто» і на документах, прикріплених до авто.

3.6. Наявні розділи системи

Переводимо на нову модель доступів усе, що вже працює:

• «Дашборд»;
• «Графік водіїв»;
• «Водії» (позначка фірми);
• «Авто» (позначка фірми);
• «Довідники»;
• «Користувачі» і «Ролі».

4. Інтерфейс: розділи, екрани, фільтри

4.1. Як система виглядає зараз (базові елементи)

Нові екрани будуємо з тих самих елементів, що вже є в системі, тому вони виглядатимуть і працюватимуть так само, як наявні розділи.

• Бічне меню зліва (згортається): Дашборд → Графік водіїв → Водій → Машина → Ролі → Користувачі, внизу «Налаштування». Пункт меню видно лише тим, хто має право перегляду розділу.
• Верхній рядок сторінки: зліва назва розділу, справа кнопка профілю (аватар, ім'я, e-mail).
• Сторінка-список (як «Водій», «Машина», «Користувачі»):
• панель інструментів: поле пошуку з іконкою лупи, випадні списки фільтрів, мультивибір із галочками, справа основна кнопка «Додати…»;
• сегменти з лічильниками над таблицею, наприклад «Активні (12) · Кандидати (3) · На паузі (1) · Звільнені (5)»;
• рядок активних фільтрів: кожен фільтр — «чіп» із хрестиком, поруч кнопка «Очистити все»;
• таблиця: клік по рядку відкриває картку, справа в рядку компактні іконки дій (редагувати, видалити тощо);
• підвал таблиці: вибір кількості рядків на сторінці та пагінація;
• під час завантаження — сірі «скелетони» рядків замість порожнього екрана.
• Картка запису — модальне вікно по центру: заголовок із хрестиком закриття, вкладки під заголовком (як у картці користувача: «Деталі · Безпека · Сесії» або в картці ролі: «Основне · Права · Користувачі»), внизу кнопки «Скасувати» і «Зберегти».
• Підтвердження небезпечних дій — окреме вікно «Ви впевнені?». Результат дії — спливаюче повідомлення (тост) у куті екрана: зелене — успіх, жовте — попередження, червоне — помилка.
• Налаштування — сторінка з горизонтальними вкладками зверху (зараз там вкладки довідників: «Група клієнта · ADR · Тип кузова · Мови · …»).
• Права ролі зараз — список прав, згрупований за модулями: у кожної групи галочки дій, кнопки «Вибрати все / Зняти все» і лічильник «5 / 27».

4.2. Карта змін в інтерфейсі

4.3. Перемикач фірми (верхній рядок)

• Розташування: верхній рядок, ліворуч від кнопки профілю.
• Вигляд: випадний список «Фірма: Усі ▾» з галочками — «MF sp. z o.o.», «Fedko sp. z o.o.».
• Показується лише тим, хто має доступ до двох і більше фірм. Хто має доступ до однієї фірми, перемикача не бачить, у нього все одразу відфільтровано.
• Вибір застосовується до всіх списків, графіка й дашборда та запам'ятовується між входами.
• Нова фірма, додана в налаштуваннях, з'являється в перемикачі автоматично.

Остаточний варіант (перемикач чи фільтр у кожному списку) залежить від вашої відповіді на питання 5.

4.4. Налаштування → «Фірми»

Шлях: Налаштування → вкладка «Фірми». Видно тим, хто має право «Фірми: перегляд».

Список фірм:

• Сегменти: «Активні (2) · Неактивні (0)».
• Панель інструментів: пошук за назвою або NIP; кнопка «Додати фірму» (лише з правом «Фірми: створення»).
• Таблиця:

Картка фірми (модальне вікно), вкладки:

1. Основне: поля картки фірми з п. 3.1. Логотип завантажується з попереднім переглядом. Помилки (неправильний NIP, повторний NIP) показуються під полем одразу під час введення.
2. Банківські рахунки: таблиця «Банк · IBAN · Валюта · Основний · Дії» + кнопка «Додати рахунок» (модальне вікно з полями з п. 3.1); іконки редагування й видалення в рядку.
3. Доступ: список користувачів із доступом до фірми (ім'я, роль, відділ) — лише перегляд, доступ змінюється в картці користувача.
4. Історія: усі зміни цієї фірми (хто, що, коли).

Дії:

• «Зробити неактивною» — через вікно підтвердження. Неактивна фірма зникає з перемикача й із вибору в нових записах, але всі її дані зберігаються.
• Видалити фірму, до якої вже щось прив'язано, неможливо — лише деактивувати.

4.5. Налаштування → «Відділи»

• Таблиця в стилі довідників: «Назва · Керівник · Людей · Дії».
• Кнопка «Додати відділ» → модальне вікно з полями:

• Видалення відділу з людьми — через вікно підтвердження з попередженням, скільки людей втратять відділ.

4.6. «Користувачі»: список

Наявна сторінка, доповнюємо.

Панель інструментів (зараз: пошук, статус, роль, «Додати користувача»), додаємо фільтри:

Активні фільтри показуються чіпами з кнопкою «Очистити все», як у списку водіїв.

Таблиця (зараз: Ім'я · E-mail · Роль · Статус · 2FA · Сесії · Остання активність), додаємо колонки:

Форма створення користувача:

4.7. Картка користувача: вкладка «Доступи»

Картка (зараз вкладки «Деталі · Безпека · Сесії») отримує вкладки:

Деталі · Доступи · Безпека · Сесії · Історія

На вкладці «Доступи» вікно розширюється, щоб помістилася таблиця прав.

Блок 1. Роль і фірми

Блок 2. Права за модулями — таблиця:

• «—» — дія для модуля не існує.
• Стан кожної галочки видно одразу:
• звичайна галочка — право від ролі;
• галочка з зеленою позначкою «+» (⊞) — додано вручну;
• перекреслена з червоною позначкою «−» (⊟) — забрано вручну, хоча роль його дає.
• Наведення на галочку показує підказку: «Від ролі "Диспетчер"» або «Змінено вручну: Олена К., 02.10.2026».
• Записи — випадний список «Свої / Відділу / Усі» для кожного модуля; поруч та сама позначка, якщо значення відрізняється від ролі.
• Справа в рядку модуля — іконка «↺» «Повернути як у ролі» для цього модуля.

Блок 3. Чутливі поля — список груп із перемикачами «бачить / не бачить»; біля кожної групи — та сама позначка «від ролі / змінено вручну».

Перелік груп і полів у них уточнюємо з вами (питання 9).

Низ вкладки:

• лічильник «Індивідуальних змін: 3»;
• кнопка «Скинути до прав ролі» → вікно підтвердження зі списком змін, які буде скасовано;
• «Скасувати» і «Зберегти».

Після збереження:

• тост «Доступи збережено»;
• кожна зміна потрапляє в історію;
• нові права діють для користувача одразу, без повторного входу: меню, кнопки й списки оновлюються під час наступного переходу між сторінками.

Вкладка «Історія» в картці користувача — список змін доступів саме цієї людини (формат як у розділі «Історія змін», п. 4.9).

4.8. «Ролі»

Список ролей (зараз: Роль · Опис · Користувачі · Права «5 / 27») — без змін, додаємо 10 стартових ролей.

Картка ролі, вкладки «Основне · Права · Користувачі»:

• Права — замість поточного списку галочок та сама таблиця «модуль × дія», що й у користувача (п. 4.7, блок 2), але без позначок «додано / забрано вручну». Плюс рівень записів за замовчуванням і чутливі поля за замовчуванням.
• Користувачі — додаємо колонку «Індивідуальні зміни» («+2 / −1»), щоб було видно, у кого права відрізняються від ролі.

Збереження ролі, якою вже користуються люди:

• вікно підтвердження: «Зміни отримають 8 користувачів. У 2 з них індивідуальні зміни збережуться»;
• кожна зміна потрапляє в історію.

Видалити роль, призначену комусь, неможливо: спочатку потрібно перепризначити людей.

4.9. Налаштування → «Історія змін»

Шлях: Налаштування → вкладка «Історія змін». Видно тим, хто має право «Історія змін: перегляд».

Панель інструментів:

Активні фільтри — чіпами з «Очистити все».

Таблиця:

Деталі зміни (модальне вікно): таблиця «Що · Було · Стало», наприклад:

Історія лише для перегляду: редагування й видалення в інтерфейсі немає. Підвал таблиці — як скрізь: кількість рядків на сторінці й пагінація.

4.10. «Водій» і «Машина»

Список (наявні сторінки):

• нова колонка «Фірма» (бейджі; у водія їх може бути кілька);
• нова колонка «Відповідальний» (аватар + ім'я);
• фільтри в панелі інструментів: «Фірма» (мультивибір) і «Відповідальний» (пошук користувача), з чіпами як у наявних фільтрів;
• лічильники в сегментах («Активні (12)» тощо) рахують лише записи, доступні користувачу.

Картка (модальне вікно водія / авто) отримує вкладки:

Основне · Документи · Пов'язані записи

Вкладка «Основне» — наявні поля плюс нові:

Вкладка «Документи»:

• зона «Перетягніть файли сюди або оберіть»: PDF, JPG, PNG, DOCX, з обмеженням розміру файлу;
• таблиця документів:

Вкладка «Пов'язані записи»:

• список, згрупований за типом: «Авто (1)», «Водії (2)»;
• кнопка «Прив'язати запис» → вікно: тип запису (випадний список) + пошук запису;
• рядок зв'язку:

4.11. Як виглядає «доступ через прив'язку»

• Користувач відкриває картку авто, до якого має доступ, і бачить у «Пов'язаних записах» водія, хоча до розділу «Водій» доступу не має.
• Клік відкриває картку водія з плашкою вгорі: «Доступ через прив'язку до авто KR 12345 · лише перегляд».
• У такій картці немає кнопок редагування, видалення, завантаження документів і вкладок, яких немає в праві (наприклад, «Документи» водія).
• Пункту «Водій» у бічному меню в цього користувача й далі немає, і в загальному пошуку інших водіїв він не бачить.
• Кожне таке відкриття записується в історію з типом «Відкриття через прив'язку».

4.12. Що бачить користувач без прав

• Немає перегляду розділу — пункту немає в меню; якщо відкрити адресу напряму, з'являється сторінка «Немає доступу до цього розділу».
• Немає створення / редагування / видалення — відповідних кнопок та іконок просто немає (як зараз кнопка «Додати користувача»).
• Рівень «свої» або «відділу» — у списках, пошуку, фільтрах і лічильниках лише доступні записи; чужий запис за прямим посиланням відкривається як «Немає доступу».
• Немає доступу до групи полів — поле не показується взагалі (без «зірочок»), його немає й в експорті.
• Немає доступу до фірми — записи цієї фірми ніде не з'являються, фірми немає в перемикачі.

4.13. Профіль → «Мої доступи»

У вікні профілю (кнопка з аватаром справа вгорі) — нова вкладка «Мої доступи»: роль, фірми, відділ і таблиця прав лише для перегляду. Людина сама бачить, що їй доступно, без запитів до адміністратора.

5. Що НЕ входить в етап 0

• Модулі «Персонал / HR», «Власний автопарк», «Клієнти та контрагенти» — це етап 1.
• Модуль «Фінанси», фактури, інтеграція з KSeF — це етап 4. В етапі 0 готуємо для них лише розділення даних за фірмами.
• Issue Log — етап 2. В етапі 0 готуємо лише механізм зв'язків, на якому він працюватиме.
• Конкретні процеси погодження (відпустка, аванс тощо) підключаються разом із відповідними модулями.
• Історія змін у картках бізнес-модулів з'являється разом із самими модулями.
• Групи чутливих полів «Зарплата», «Особисті документи», «Банківські дані» наповнюються разом із модулями, де ці поля з'являться.

Правила доступу з етапу 0 автоматично діятимуть у кожному новому модулі.

6. Як приймаємо етап

Перевіряємо на наявних розділах системи за такими сценаріями:

7. Що потрібно від вас

1. Реквізити MF sp. z o.o. і Fedko sp. z o.o. (назва, NIP, REGON, KRS, адреса, банківські рахунки, логотип).
2. Заповнена таблиця стартових прав «роль × модуль × дія» (додаємо Excel).
3. Список відділів і людей у них.
4. Список користувачів для старту: ім'я, e-mail, роль, фірми, відділ.
5. Відповіді на питання нижче.

8. Питання

Фірми

1. Які дані мають бути в картці фірми, крім перелічених у п. 3.1?
2. Авто завжди належить одній фірмі чи може належати кільком?
3. Якщо працівник належить до кількох фірм, чи має він окремі договори та кадрові дані в кожній?
4. Чи є люди (керівник, президент), які мають бачити дані всіх фірм разом, наприклад зведені звіти?
5. Як зручніше працювати: перемикач «поточна фірма» вгорі екрана чи всі дані одразу з фільтром за фірмою?

Доступи

6. Підтвердьте список ролей: водій, рекрутер, HR, старший HR, фінансист, диспетчер, логіст, технічний спеціаліст, керівник, президент.
7. Чи достатньо трьох рівнів доступу до записів: «свої / свого відділу / всі»? Що означає «свої» для диспетчера: створені ним чи призначені на нього?
8. Які у вас є відділи чи команди, і хто ними керує?
9. Які поля чутливі: зарплата, PESEL, паспорт, банківський рахунок працівника, медичні дані, інше? Хто їх бачить?
10. «Доступ через прив'язку»: достатньо перегляду, чи потрібне також завантаження файлу? Лише документи чи будь-які записи (наприклад, картка працівника, прив'язана до заявки)?
11. Хто надаватиме доступи: один адміністратор чи кілька? Чи може керівник відділу надавати доступи у своєму відділі?
12. Двофакторна автентифікація обов'язкова для всіх чи лише для окремих ролей?

Історія змін

13. Скільки часу зберігати історію змін? Хто має її бачити?
14. В етапі 0 робимо історію змін доступів. Чи потрібна вам одразу й історія змін усіх записів у системі, чи її можна додавати разом із модулями?